檔案管理辦法和實施細則

檔案管理辦法及實施細則

為進一步完善公司的管理體系，建立有效的守信激勵與失信懲戒機制，規(guī)范公司的經(jīng)營行為，保護公民的合法權(quán)益，促進全公司的持續(xù)健康發(fā)展，依據(jù)有關(guān)法律、法規(guī)及政策規(guī)定，結(jié)合實際，制定本辦法。

    一、總則

di一條  根據(jù)企業(yè)管理和改善檔案工作的要求，為進一步加強公司檔案工作，更好地為公司提高經(jīng)濟效益服務(wù)，特制定本規(guī)定。

第二條  公司的檔案是公司在各項活動中形成的全部檔案的總和。其構(gòu)成是以科學(xué)技術(shù)型檔案為主體，包括公司章程、股東名簿、組織規(guī)程及辦事細則、董事會及股東會記錄、行政類文件、政府機關(guān)核準文件、工程設(shè)計圖、工程預(yù)算決算書、計劃統(tǒng)計、經(jīng)營銷售、物資供應(yīng)、財務(wù)管理、勞動工資、各類合同和其他工作等方面檔案。

第三條  公司檔案工作是企業(yè)管理基礎(chǔ)工作的組成部分，是維護公司經(jīng)濟利益、合法權(quán)益和歷史真實面貌的一項工作。

第四條  公司檔案管理工作要堅持集中統(tǒng)一的管理原則。

二、文件材料的形成與歸檔

第五條  公司生產(chǎn)活動中形成的辦公用品及文件等材料由指定有關(guān)人員負責(zé)積累、整理后歸檔。

各項管理工作中形成的文件材料，由各職能部門按其業(yè)務(wù)范圍，指定有關(guān)人員負責(zé)積累、整理后歸檔，然后交給公司檔案管理人員。

1.公司指定專門的部門及專人負責(zé)文件材料的管理。按照各部門的工作，此類型工作由行政部門統(tǒng)一管理、分類、存檔檔案。

2.文件材料的收集由各部門或經(jīng)辦人員負責(zé)整理，交總經(jīng)理審閱后歸檔。

3.一項工作由幾個部門參與辦理的，在工作中形成的文件材料，由主辦部門或人員收集，會議文件由辦公室收集。

第六條 公司文件材料歸檔的基本要求

1.歸檔的文件材料必須完整。

2.歸檔的文件材料必須準確地反映公司生產(chǎn)、基建和經(jīng)營管理等各項活動的真實內(nèi)容和歷史過程。

3.歸檔的文件材料必須層次分明，符合其形成規(guī)律。

第七條  公司必須編制文件材料的歸檔范圍。企業(yè)文件材料的歸檔范圍主要有以下幾個方面：

1.經(jīng)營銷售方面：有公司經(jīng)營決策和經(jīng)銷管理的各種記錄、文件、合同、協(xié)議等文件材料，市場經(jīng)濟信息，廣告宣傳和用戶服務(wù)工作中形成的文件材料等。

2.財務(wù)管理方面：有財務(wù)管理中的各種帳冊、報表、憑證和文件等。

3.工程建設(shè)方面，涉及到的有關(guān)工程資料、項目合同、工程圖紙等。

4.勞動工資方面。有定額、定員和勞動調(diào)配以及勞動工資、勞動保護等工作中形成的各種文件材料。

5.物資供應(yīng)方面。有物資、原材料采購、庫存保管、供應(yīng)和工具管理中形成的各種文件材料。

6.宣傳方面：有組織、宣傳、通知、人事、保衛(wèi)工作中的各種文件材料，公司行政工作中的各種文件材料等。

7.其他方面。

第八條  檔案級別的劃分：

檔案等級的劃分標準根據(jù)檔案文件的性質(zhì)、重要性、檔案類型、及常用程度劃分為四個等級。

等級的劃分：一級為絕密文件

二級為秘密文件

三級為機密文件

四級為普通文件

1.重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會議記錄等屬于普通文件，劃分等級為四級。

2.本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。此類型文書屬秘密文件，劃分等級為二級。

3.本公司的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。屬公司內(nèi)部重要文件，為機密文件，劃分等級為三級。

4.本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。屬非常重要的文件，此類型文件為絕密文件，其等級劃分為一級。

5.本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。屬于人事方面的檔案，為絕密文件，其劃分級別為一級。

6.本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。屬于秘密文件，其等級為三級。

第九條  歸檔時間

1.基建工程或其他技術(shù)項目，在任務(wù)完成后或告一段落時，要將應(yīng)歸檔的文件材料組成保管單位，由項目負責(zé)人審定后，向檔案管理部歸檔。

2.各項管理工作中形成的文件材料，在一個月內(nèi)，要將應(yīng)歸檔的文件材料組成保管單位，由各職能部門負責(zé)人審定后，向檔案部門歸檔。

第十條  公司各類文件材料一般歸檔一式一份原件及掃描件，比較重要的和利用頻繁的文件材料要適當增加歸檔份數(shù)。

第十一條  公司文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作要列入基建、經(jīng)營等各項管理程序；列入基建和經(jīng)營等各項活動的工作計劃；列入公司有關(guān)部門的職責(zé)范圍和有關(guān)人員崗位責(zé)任制。

第十二條  公司負責(zé)人人要對公司文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查。

歸檔要求：

1.檔案質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。

2.歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。

3.在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件（原件）與附件（復(fù)印件、掃描件）分別立在一起，不得分開。

4.不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年。

5.檔案文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。

6.案卷封面，應(yīng)逐項按規(guī)定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。

第十三條  各部門保管文件的檔案范圍及相關(guān)規(guī)定

1.各部門的檔案管理必須按規(guī)定的等級分級、分類存檔，其一級、二級存檔的文件均為復(fù)印件及掃描件，原件交由公司檔案室存檔管理。

2.各部門的檔案管理由各部門相應(yīng)負責(zé)人進行管理，不設(shè)置專職崗位。需各部門的檔案管理自行安排。

第十四條  檔案分類

行政部負責(zé)文件檔案要的分類、歸檔、整理、編寫檢索（清單）、保存、調(diào)閱使用。

1.根據(jù)國家和有關(guān)部門檔案分類編號的規(guī)定，編制公司文件檔案分類編號方法

2.分類編號要遵循文件材料的形成規(guī)律，并且要便于保管和提供利用。

3.常用的分類方法有：（1）按工程項目分類；（2）按專業(yè)性質(zhì)分類；（3）按組織機構(gòu)分類；（4）按時間分類?？砂次臅男再|(zhì)分類，可分為櫥窗大類別，再從大類別下分到小類別，再從小類別細分種類、年份等。

4.文件檔案要根據(jù)內(nèi)容及重要性分為“普通”與“加密”兩大級別?！凹用堋边€分為絕密、秘密和機密三類。不能隨便以個人名義或是部門名義查閱及調(diào)閱的文件屬于加密的文件，其重要性歸檔文件時自行確認。

第十五條  檔案編目：要編制檔案總目錄、檔案分類目錄。

第十六條  檔案管理人員職責(zé)

1.按照 有關(guān)規(guī)定做好 文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。

2.按照歸檔范圍、要求，將文件材料按時歸檔。

3.工作人員應(yīng)當遵紀守法、忠于職守，努力維護公司檔案的完整與安全。

第十七條  檔案保管

1.接收檔案必須認真驗收，并辦理接交手續(xù)。

2.存放檔案必須有專用柜、架，排架方法要科學(xué)和便于查找。

3.要定期進行檔案室的清理核對工作，做到目錄、文檔相符，對破損或載體變質(zhì)的檔案，要及時進行修補和復(fù)制，檔案室的檔案因移交，作廢、遺失等注銷時，要查明原因，保存依據(jù)。

文件檔案保存期限：

①yongjiu保存：(1)公司章程；(2)股東名冊；(3)組織規(guī)程及辦事細則；(4)董事會及股東會紀錄；(5)財務(wù)報表；(6)政府機關(guān)核準文件；(7)不動產(chǎn)所有權(quán)及其它債權(quán)憑證；(8)工程設(shè)計圖、建筑檔案、設(shè)計檔案、技術(shù)圖紙；(9)其它經(jīng)核定須yongjiu保存的文書。

②10 年保存：(1)預(yù)算、決算書類；(2) 人事檔案、會計憑證

(3)事業(yè)計劃資料；(4)其它經(jīng)核定須保存10 年的文書。

③在目前公司文件檔案建制初期，不涉及文件檔案的清理銷毀，相關(guān)規(guī)定另行規(guī)定

第十八條  人事檔案的歸檔

一、內(nèi)部人事基礎(chǔ)檔案的建立

在員工入職一周內(nèi)建立統(tǒng)一的基礎(chǔ)檔案，基礎(chǔ)檔案包括：

1.應(yīng)聘申請表，要求各項已填寫完整（含一寸免冠彩色照片）；

2.體檢結(jié)果或身體健康等證明；

4.身份證查詢記錄；

5.身份證復(fù)印件；

6.專業(yè)技術(shù)等該崗位所需要的相關(guān)證書復(fù)印件；

7.離職證明。

達到上述要求的人員資料方可歸檔，建立內(nèi)部人事基礎(chǔ)檔案，形成內(nèi)部人事檔案袋。

二、內(nèi)部人事后續(xù)檔案的歸檔

在員工的內(nèi)部基礎(chǔ)檔案建立之后，根據(jù)個人的異動（調(diào)動、轉(zhuǎn)正、調(diào)薪、離職等）、績效管理、培訓(xùn)、職業(yè)生涯規(guī)劃和滿意度調(diào)查及獎懲等分別由各專業(yè)模塊負責(zé)人建立內(nèi)部人事后續(xù)檔案，并在規(guī)定的時間集中移交給人事檔案指定管理人人事專員。

 三、其他

除上述記錄之外的和員工個人相關(guān)的獎懲、其他需要歸檔的記錄等也將由人力資源部人事專員即時歸檔，裝入員工內(nèi)部人事檔案袋，形成員工檔案的一部分。

文件檔案調(diào)閱管理

第十九條  公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以借閱。調(diào)閱文件檔案要履行調(diào)閱手續(xù)。填寫《檔案調(diào)閱單》，而后交給部門主管或是部門經(jīng)理及總經(jīng)辦領(lǐng)導(dǎo)批準簽字才能進行調(diào)閱。調(diào)閱之前要填寫《檔案調(diào)閱記錄》方可進入檔案室查閱或調(diào)閱資料。

1.普通文件檔案：要辦理調(diào)閱手續(xù)，并由行政部主管、檔案負責(zé)人兩級簽字確認。

2.調(diào)閱“加密”的文件檔案，要辦理調(diào)閱手續(xù)，并由行政部主管及部門經(jīng)理、公司領(lǐng)導(dǎo)三級簽字確認。

3.人事的檔案的調(diào)閱管理：

（1）查閱權(quán)限：公司領(lǐng)導(dǎo)、人力資源部負責(zé)人、人事業(yè)務(wù)負責(zé)人可查閱所有員工的人事檔案；各部門負責(zé)人在經(jīng)過分管領(lǐng)導(dǎo)和人力資源部審批后可查閱其本部門內(nèi)的員工檔案；員工沒有查閱其本人及他人人事檔案的權(quán)利；

（2）原則上不得摘抄或者復(fù)印員工人事檔案。如由于工作原因確需摘抄或者復(fù)印的，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)、部門經(jīng)理和人力資源部負責(zé)人批準后，交由檔案管理人員復(fù)印。檔案管理人員應(yīng)當對復(fù)印或者摘抄的情況如實做好登記；

（3）員工人事檔案不得借出查閱。如必須借出查閱時，應(yīng)提交申請，由主管領(lǐng)導(dǎo)及人力資源部審批后方可執(zhí)行，并嚴格履行登記手續(xù)；

（4）借閱人事檔案必須嚴格遵守保密制度，并嚴禁涂改、抽取和撤換檔案。

（5）調(diào)閱自己的相關(guān)資料需要三級以上簽字確認方可調(diào)閱。

4.調(diào)閱檔案的人員必須愛護檔案，保持整潔，要保護檔案的安全與保密，不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借的檔案，不得在文件上圈點、畫線和涂改，未經(jīng)批準不得復(fù)印檔案。

5.一、二級類型的檔案的調(diào)閱只可在公司檔案管理部門調(diào)閱復(fù)印件及掃描件，且其它各部門不可復(fù)印及留存掃描件。

6. 必須嚴格保密，不準泄露檔案材料內(nèi)容，如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時匯報，追求責(zé)任。

7.用畢按時歸還，如需延長借閱時間，必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)

第二十條  調(diào)閱的檔案交還時，必須當面點交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報告領(lǐng)導(dǎo)。

第二十一條 調(diào)閱范圍

外部機構(gòu)調(diào)閱文件檔案調(diào)閱只限在行政部查閱，不能帶出，必須帶出行政部查閱的，要經(jīng)過公司負責(zé)人批準。

第二十二條  調(diào)閱時間

1.一般普通文件檔案最長不超過二周。

2.“加密”文件檔案最長不超過一周。

附則：

第二十三條  獎懲

一、公司檔案管理部門及專職負責(zé)人須嚴格執(zhí)行上述管理規(guī)定，如出現(xiàn)違規(guī)操作，給予負責(zé)人點名批評，并視情節(jié)輕重處以100—300元的罰款。

二、經(jīng)批準借出的檔案資料，無正當理由在借閱限期內(nèi)不歸還的，給予責(zé)任人罰款100—200元的處罰；檔案管理人員未及時催還的，每次給予罰款10—50元的處罰。

三、故意毀損檔案資料的，應(yīng)當視損毀資料的價值給予相應(yīng)的處罰；情節(jié)嚴重的，予以辭退處理。  

第二十四條  解釋權(quán)

本管理辦法由公司管理人員負責(zé)解釋，自頒布之日起生效。

                  宜賓市江安縣金盾保安服務(wù)有限責(zé)任公司

                                    2021年8月26日